Das Verwalten von Benutzern und Rollen ist ein wesentlicher Aspekt der Kontrolle über den Zugang und die Berechtigungen innerhalb Ihrer Plattform. Nur Benutzer mit Administratorrechten können das Menü „Benutzer“ und „Rollen“ sehen und verwenden. In der Regel ist dies auf unsere Rolle „Org Admin“ beschränkt.
Hinzufügen oder Bearbeiten von Benutzerdetails
Um neue Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie zu Benutzer: Gehen Sie zur Leiste, klicken Sie auf „Benutzer“, und Sie sehen eine Liste der aktuellen Benutzer.
Neuen Benutzer hinzufügen:
Klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Beachten Sie, dass eine Telefonnummer für den neuen Benutzer erforderlich ist. Diese sollte eine Mobilnummer sein, um Benutzern den Empfang von SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen zu ermöglichen.
Neuen Benutzer hinzufügen:
Tags zuweisen: Sie können Tags zuweisen, um Ihre Benutzer in Gruppen zu strukturieren, was ein effizientes Teilen oder @-Erwähnungen später ermöglicht. Denken Sie an eine sinnvolle Struktur wie Teams, Abteilungen, Regionen, Krisenteams, Projekte usw.
Rolle auswählen: Wählen Sie eine passende Rolle für den neuen Benutzer basierend auf den gewünschten Berechtigungen (siehe den unten stehenden Abschnitt zu Rollen).
Einladungsemail: Sobald der Benutzer registriert ist, erhält er eine Einladungsemail mit Anweisungen, wie er auf die Plattform zugreifen und sich anmelden kann (weitere Details finden Sie in den Abschnitten „Zugriff auf die Plattform“).
Was bedeutet jede Rolle?
Rollen sind eine vordefinierte Menge von Berechtigungen. Beim Erstellen eines neuen Benutzers können Sie aus drei verschiedenen Standardrollen wählen, die jeweils unterschiedliche Berechtigungsstufen haben. Wählen Sie die Rolle basierend auf den Verantwortlichkeiten und dem benötigten Zugriff des Benutzers:
OrgAdmin:
Berechtigungen: Voller Zugriff auf alle Funktionen, einschließlich der Erstellung neuer Benutzer, dem Einrichten von Warnungen und dem Verwalten von Systemeinstellungen und Inhalten.
Ideal für: Diese Rolle ist mit der höchsten Verantwortung und Zugriffsrechten verbunden, daher sollte die Anzahl der Benutzer mit dieser Rolle begrenzt und sorgfältig ausgewählt werden.
Sec Manager:
Berechtigungen: Möglichkeit, Interessen, Ansichten, Warnungen und Ereignisse zu erstellen, zu bearbeiten, zu löschen, zu teilen und zu exportieren. Sofern nicht anders gewünscht, können Sec Manager auch an der Community teilnehmen, indem sie Ereignisse posten oder interne und externe Benutzer ansprechen.
Ideal für: Diese Rolle ist für Power-User der Plattform (Sicherheitsmanager, GSOC-Mitarbeiter) gedacht, die für die Verwaltung des Situationsbewusstseins, Analysen und Reaktionen verantwortlich sind.
Viewer:
Berechtigungen: Eingeschränkter Zugriff, hauptsächlich für das Anzeigen von Daten und Durchführen von Analysen. Diese Rolle beschränkt die Möglichkeit zu teilen, zu erstellen, zu bearbeiten oder Elemente zu löschen, die nicht selbst erstellt wurden, um sicherzustellen, dass sensible Interessen geschützt sind.
Ideal für: Analysten, Teammitglieder oder Führungskräfte, die (vorbereitete) Informationen einsehen, aber keine Bearbeitungs- oder Verwaltungsrechte benötigen.
Wichtiger Hinweis: 📝
Wählen Sie die Rolle sorgfältig basierend auf den Verantwortlichkeiten und Schulungen des Benutzers. Zum Beispiel hilft die Zuweisung einer Viewer-Rolle, Ihre Daten zu schützen, indem Freigabe- und Erstellungsrechte eingeschränkt werden.
Beachten Sie, dass jeder Benutzer mit Erstellungsrechten selbst erstellte Elemente bearbeiten und löschen kann, daher sind Bearbeitungs-/Löschrechte nicht zwingend erforderlich. Ein Benutzer mit Bearbeitungs- oder Löschrechten kann auch Inhalte ändern oder löschen, die von anderen erstellt wurden (Interessen, Ansichten, Warnungen). Zuweisungen sollten daher mit Bedacht erfolgen.
Massenlöschungen oder -ersetzungen sind auf den ursprünglichen Autor (Ersteller) des Interesses beschränkt. Dies soll das Risiko eines versehentlichen Datenverlusts reduzieren. Daher empfehlen wir, wichtige Inhalte, die für alle Benutzer identisch sein müssen, über ein zentrales Administratorkonto zu verwalten, z.B. Firmenstandorte weltweit, GSOC-Basiswarnungen.
Um die Rollen zu sehen, die Ihnen und Ihren Teammitgliedern zugewiesen wurden, navigieren Sie zur Leiste und klicken Sie auf „Rollen“. Dieser Abschnitt zeigt die aktuellen Rollen und Berechtigungen aller Benutzer in Ihrem Team an.
Bearbeiten von Rollen
Hinweis: 📝 Die Möglichkeit, Rollen hinzuzufügen oder zu ändern, hängt von Ihrem Abonnement ab. Standardmäßig bietet unsere Plattform die oben beschriebenen drei vordefinierten Rollen. Wenn Sie mehr Flexibilität benötigen, sprechen Sie uns an.
Um eine Rolle zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Zugriff auf Rollen: Gehen Sie zur Leiste und suchen Sie den Abschnitt „Rollen“.
Rolle bearbeiten:
Klicken Sie auf die drei Punkte (•••) rechts neben dem Benutzer, dessen Rolle Sie bearbeiten möchten.
Wählen Sie „Details anzeigen“, um alle derzeit diesem Benutzer zugewiesenen Berechtigungen anzuzeigen.
Berechtigungen anpassen: Wählen oder deaktivieren Sie Berechtigungen basierend auf dem gewünschten Zugriffslevel, das Sie gewähren oder einschränken möchten.
Wichtiger Hinweis: 📝 Im Abschnitt „Ereignisveröffentlichung“ ermöglicht die Aktivierung öffentlicher Rechte dem Benutzer, nicht nur innerhalb Ihrer Organisation, sondern auch öffentlich zu posten. Stellen Sie sicher, dass diese Einstellung mit Ihren Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen übereinstimmt und das erforderliche Bewusstsein und Briefing vorhanden ist.